Pregunta Responde Gestión de Proyectos

Bienvenidos a Pregunta Responde Resumido

En este post encontrarán respuestas resumidas a preguntas relacionadas a la Dirección de Proyectos. El objetivo de responder a estas preguntas de manera resumida, pero sobre todo concisa y precisa es poder refrescar conceptos aprendidos del curso de Gerencia de Proyectos que como ya sabrán implica leer bastante. Sin embargo, aquí les traigo a modo de Pregunta-Responde muchos conceptos para que puedan refrescar rápidamente lo que ya han aprendido en su curso de Gestión de Proyectos y así se eviten tener que leer inmensos documentos. 

Sin más, empecemos con las Preguntas-Responde.

1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Es un emprendimiento temporal realizado para crear un producto (bien o servicio) único a modo de entregable.

Temporal: tiene un inicio y un fin

Único: posee características que lo distingue de los demás

Imagen obtenida de http://www.metrolima2.com/

2 ¿QUÉ SIGNIFICA ELABORACIÓN GRADUAL?

Significa desarrollar algo en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Un proyecto es de elaboración gradual.

3. CÓMO SE DEFINE EL ALCANCE DE UN PROYECTO?

El alcance de un proyecto se define en forma general al comienzo y se hace más explícito y detallado a medida que se va desarrollando.

4. MENCIONA ALGUNOS EJEMPLOS DE PROYECTOS

•         Desarrollar un nuevo producto

•         Diseñar un nuevo vehículo de transporte (solo el diseño)

•         Desarrollar un sistema de información nuevo

•         Construir un edificio

•         Ejecutar una campaña para un partido político

•         Implementar un nuevo procedimiento del negocio

5. MENCIONA ALGUNOS EJEMPLOS DE PROYECTOS DE TI

•       Migración a una nueva base de datos del sistema de Tarjetas de crédito de un banco.

•       Implementación de todo el sistema de red de una institución educativa.

•       Implementación de un sistema web de seguimiento de bug o defectos.

•       Implementación de una intranet educativa.

•       Instalación de software a una red de cajeros automáticos.

6. MENCIONA ALGUNOS EJEMPLOS QUE NO SEAN PROYECTOS

•         Tareas rutinarias y repetitivas.

•         Procesos de atención al cliente.

•         Compras estatales.

•         Ejecución de escalas musicales en piano.

•         Procesos de construcción de carreteras

9. ¿CÓMO SE ORIGINAN LOS PROYECTOS?

Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:

•         Una demanda del mercado.

•         Una necesidad de negocio.

•         Un pedido de un cliente.

•         Un avance tecnológico.

•         Un requerimiento legal.

Elaboración propia

10. ¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN PROYECTO Y UN PROCESO?

Las operaciones son continuas y repetitivas, los proyectos son únicos y temporales.

Elaboración propia

11. ¿QUÉ TIENEN EN COMÚN UN PROYECTO Y UN PROCESO?

Las organizaciones ejecutan trabajo, ya sea en la forma de proyectos o de operaciones.

Ambos tienen en común:

•         Ejecutados por personas

•         Recursos restringidos

•         Se planifican, ejecutan y controlan

12. ¿QUÉ ES EL PMI?

Asociación de profesionales que practican la gerencia de proyectos como su profesión, y se dedica a:

•         Producir Estándares de Gerencia de Proyectos.

•         Proveer Educación en Gerencia de Proyectos.

•         Ofrecer oportunidades de Certificación.

•         Facilitar oportunidades de intercambio profesional.

Imagen obtenida de http://www.certificatepmp.com/

13. ¿QUÉ SON LAS BUENAS PRÁCTICAS?

La finalidad de la guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es identificar el subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos, conocidas como “Buenas Prácticas”. Estas “Buenas Prácticas” son aplicables a la mayoría de los proyectos la mayor parte del tiempo. “Buenas Prácticas” significa que existe un acuerdo general en la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas, para aumentar la posibilidad de éxito de los proyectos.

14. ¿CUÁNDO UN PROYECTO ES EXITOSO?

Cuando se cumple con las 3 promesas o la famosa triple restricción.

•         ALCANCE: el producto del proyecto cumple con lo esperado.

•         TIEMPO: Se completa en el tiempo requerido.

•         COSTO: Se completa dentro del presupuesto asignado.

15. ¿Cuáles son los roles del PMBOK?

•        Stakeholders (interesados): Son Personas u Organizaciones que están activamente comprometidas en el proyecto. Sus intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto (son impactados en el proyecto).

•     Patrocinador: Es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie, para el proyecto. Cumple un rol significativo en el desarrollo inicial del alcance y del acta de constitución del proyecto.

•      Cliente/Usuario: Son las personas u organizaciones que usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a la organización ejecutante

•      Director de Proyecto: Son designados por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto las personas u organizaciones que usarán el producto, servicio o resultado del proyecto.

•    Equipo de proyecto: Está conformado por el director del proyecto, el equipo de dirección del proyecto y otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto

•     Gerentes funcionales: Son personas clave que desempeñan el rol de gestores dentro de un área administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos, finanzas, contabilidad o adquisiciones.

FASES DEL PROYECTO Y CICLO DE VIDA

16. ¿QUÉ ES EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO?

Es un conjunto de fases, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en este, su naturaleza y área de aplicación.

Elaboración propia

17. ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DEL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO?

El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de su vida. Los proyectos pueden variar en tamaño y complejidad, pero todos (pequeños o grandes, sencillos o complejos) pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida:

•         Inicio

•         Organización y preparación

•         Ejecución del trabajo

•         Cierre 

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18. ¿QUÉ SON LAS FASES DE UN PROYECTO?

Son las divisiones que hay dentro del mismo proyecto que facilitan la dirección, planificación y control. Suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones pueden superponerse. El número de fases, la necesidad de establecerlas y el grado de control aplicado dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto (no existe una única manera de definir su estructura ideal).

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19. ¿CUÁLES SON LAS RELACIONES ENTRE FASES?

Cuando los proyectos constan de varias fases, estas son parte de un proceso que generalmente es secuencial, diseñado para asegurar su control apropiado y obtener el producto, servicio o resultado deseado. Sin embargo, en determinadas situaciones, un proyecto puede beneficiarse mediante la implementación de fases superpuestas o simultáneas.

Existen tres tipos básicos de relaciones entre fases:

•         Una relación secuencial: donde una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la anterior.

•         Una relación de superposición: donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. Si la fase siguiente avanza antes de que la información precisa generada en la fase previa esté disponible, la superposición puede aumentar el riesgo y causar un retroceso.

•     Una relación iterativa: donde, en un momento dado, sólo se planifica una fase. La siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase actual. Este enfoque es útil en ambientes muy poco definidos, inciertos o que cambian rápidamente, tales como el de una investigación.

Elaboración propia

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Imagen obtenida de internet

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20. ¿QUÉ ES UN HITO DE UN PROYECTO?

Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto. También, se conoce como un evento que determina el fin de una fase y comienzo de otra dentro del ciclo de vida del mismo. Se puede apreciar que uno más de un hito define los eventos que permite identificar el nivel de progreso en cada fase del proyecto.

ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

21. ¿CUÁLES SON LOS PROCESOS Y LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Los procesos son 5: Inicio, Planificación, Ejecución, Control, y Cierre.

Las áreas de conocimiento son 9: Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos Y Adquisiciones

Elaboración propia

22. DESCRIBE CADA ÁREA DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Integración: asegura que los elementos estén coordinados

·         Desarrollo del Acta
·         Desarrollo del Plan

·         Ejecución del Plan

·         Control de cambios

Alcance: determina todo el trabajo que se debe hacer y solo el que se debe hacer

·         Planeación

·         Definición

·         Verificación

·         Cambios

Tiempo: terminación oportuna del proyecto

·         Definición de Actividades

·         Organización de Actividades por secuencia

·         Estimación de duración de Actividades

·         Calendario

Costo: terminación del proyecto conforme al presupuesto aprobado

·         Planeación de Recursos

·         Estimación de costos

·         Presupuesto

·         Control de costos

Calidad: satisfacción de las necesidades por las que se inició el proyecto.

·         Planeación de calidad

·         Aseguramiento de calidad

·         Control de calidad

Riesgo: identificación, análisis y respuesta al riesgo que implica el proyecto.

·         Identificación del riesgo

·         Cuantificación del riesgo

·         Desarrollo de la respuesta al riesgo

Recursos humanos: uso efectivo de las capacidades de las personas involucradas.

·         Planeación organizacional

·         Reclutamiento y selección

·         Desarrollo del equipo

Comunicación: generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información.

·         Planeación de la comunicación

·         Distribución de información

·         Generación de reportes de desempeño

Adquisiciones: adquisición de bienes y servicios de proveedores externos.

·         Planeación del abastecimiento y solicitudes

·         Selección del proveedor

·         Administración y cierre de contratos

Elaboración propia

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23. QUÉ ES UN PROGRAMA?

Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una forma coordinada.

24. ¿QUÉ ES UN PORTAFOLIO DE PROYECTOS?

Es el conjunto de proyectos y programas definidos para el logro de los objetivos estratégicos. Supervisa la dirección de programas, proyectos o una combinación de ambos.

Elaboración propia

25. ¿QUÉ ES UN SUBPROYECTO?

Los proyectos se dividen en subproyectos para hacer más fáciles su gestión, aunque los subproyectos individuales pueden ser considerados proyectos y dirigidos como tales. A menudo en los subproyectos se contratan a una empresa externa o a otra unidad funcional dentro de la organización.

26. ¿QUÉ ES UNA OFICINA DE PROYECTOS (PMO)?

Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin de hacerlos exitosos. La PMO se enfoca en la planificación, priorización y ejecución coordinada de proyectos y sub-proyectos que están amarrados a los objetivos estratégicos de negocios de la organización o del cliente. El PMO ofrece los servicios en soporte a los proyectos, consultoría y orientación, métodos y estándares y capacitación.

27. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA GERENCIA?

·         Mejor control financiero, físico y recursos humanos

·         Mejora la relación con los clientes

·         Reduce lo tiempos de desarrollo

·         Reduce los costos

·         Mejora la calidad y la confiabilidad

·         Mayores márgenes

·         Mejora la productividad

·         Mejora la coordinación interna

·         Mejora el ambiente de trabajo

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

28. ¿QUÉ ES EL ACTA DE CONSTITUCIÓN?

El Project Charter o Acta de Constitución es el documento que autoriza formalmente el inicio de un proyecto. Este documento confiere al Project Manager la autoridad para hacer uso de los recursos de la organización a actividades del proyecto. En dicho documento se va a documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio o resultado.

29. ¿QUÉ DEBE PROPORCIONAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN?

El Project Charter debe proporcionar:

El Project Charter o Acta de Constitución es el documento que autoriza formalmente el inicio de un proyecto. Este documento confiere al Project Manager la autoridad para hacer uso de los recursos de la organización a actividades del proyecto. En dicho documento se va a documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio o resultado.

29. ¿QUÉ DEBE PROPORCIONAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN?

El Project Charter debe proporcionar:

·         El propósito o la justificación del proyecto

·         Los objetivos medibles y los criterios de éxito

·         Los requisitos de alto nivel

·         La descripción del proyecto de alto nivel

·         Los riesgos de alto nivel

·         Un resumen de cronograma de hitos

·         Un resumen del presupuesto

·         Los requisitos de aprobación del proyecto

·         El director del proyecto, su responsabilidad y su nivel de autoridad

·         El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta

·         Influencias de los interesados

·         Organizaciones funcionales y su participación

·         Asunciones y Restricciones de la organización, ambientales y externas

·         El Project Charter NO es un plan de gestión del proyecto.

·         El Project Charter es información de alto nivel o ejecutivo, en este proceso inicial no están disponibles el cronograma en detalle, no conocemos el análisis completo de todos los riesgos

·         El Project Charter no debe ser sobrestimado, es un documento muy importante, tanto así que si no existe no puede empezar el proyecto.

·         El Project Charter es emitido por el sponsor y no por el project manager.

·         Como es alto nivel no es necesario cambiar como cuando se cambia detalles en el proyecto

·         Las restricciones son factores que limitan las opciones al TEAM como limitar los Recursos, Presupuestos, Cronogramas y Alcance.

·         Las suposiciones son consideradas como ciertos.

·         Las restricciones y suposiciones son INPUT para muchos procesos de administración de proyectos. 

30. ¿QUÉ ES EL SOW (STAMENT OF WORK)

Describe en forma narrativa los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. Si el proyecto es interno lo enuncia el patrocinador sobre la base de las necesidades del negocio y los requisitos del producto o servicio. Si ex externo lo enuncia el cliente. El SOW proviene del cliente como una licitación, una solicitud de propuesta, solicitud de información o como parte del contrato.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROYECTO

31. ¿QUÉ INCLUYE EL DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO?

·         Incluye las descripciones necesarias para asegurar el éxito de los proyectos de sistemas.

·         Define como ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

·         Documenta la recolección de resultados de los procesos de planificación.

32. ¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE PROYECTOS DE SISTEMA?

·         Descripción del proyecto

·         Objetivos

·         Alcance

·         Funciones o servicios

·         Diagrama de entradas y salidas del sistema

·         Beneficios para el cliente de la implantación exitosa del sistema

·         Factores críticos de éxito del proyecto

·         Cronograma resumido del proyecto

·         Costo resumido del proyecto

·         Conclusiones o referencias de otras experiencias similares exitosas

33. ¿QUÉ SON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO?

Los objetivos son descripciones concretas de lo que el proyecto está intentando alcanzar. Se deben escribir a un nivel más inferior para poder ser evaluado al concluir el proyecto y determinar si fue alcanzado o no. Un objetivo bien redactado será específico, medible, alcanzable/obtenible, realista y con una clara indicación del tiempo, en inglés se usa el acrónimo SMART (Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Realistic and Timebound) para indicar y evaluar una excelente descripción del mismo.

Ejemplos:

·         Incrementar la capacidad del sistema de soporte online del helpdesk para el 31 de diciembre, a fin de obtener tiempos de espera del cliente no mayores a dos minutos.

·         Reducir a un 35% los costos en emisión y envío de cheques a clientes reemplazándolos por devoluciones automáticas utilizando las plataformas de pago de las entidades bancarias afiliadas.

·         Implementar nuevas opciones de cobranzas a los clientes reduciendo los tiempos de cobranza tardía a un 50% antes de iniciar un nuevo periodo.

·         Incrementar en 20% mensual la recurrencia en alquileres de videos durante los próximos nueve meses.

34. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS?

·         Deben de ser sincronizados con la expectativa del patrocinador del proyecto.

·         Deben ser comprendidos y entendidos por todas las personas interesadas en el proyecto.

·         Deben ser definidos antes de iniciar el proyecto.

·         Los entregable son creados en base a los objetivos, no al revés.

35. ¿QUÉ ES EL ALCANCE DEL PRODUCTO Y EL ALCANCE DEL PROYECTO?

El alcance del producto son las características o funciones del producto o servicio. El alcance del proyecto es que trabajo debe de realzarse para entregar un producto o servicio con las características y funciones especificadas.

36. ¿CÓMO SE MIDE EL ALCANCE DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO?

El alcance del producto se mide con los requisitos y el alcance del proyecto se mide con el Plan de Proyectos

37. ¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DEL ALCANCE?

Describir claramente y obtener acuerdo respecto de las fronteras lógicas del proyecto

Ejemplos:

·         El tipo de entregables, que están dentro y fuera del alcance (Requerimientos de negocio, Evaluaciones del estado actual)

·         Los procesos mayores del ciclo de vida, que se manejarán como parte del alcance o que no serán incluidos dentro de éste. (Análisis, diseño, pruebas)

·         El tipo de datos, que estará dentro y fuera de alcance (Financieros, venta, empleados).

·         Las fuentes de datos (o bases de datos), que formarán parte del alcance o que no quedarán comprendidas en él (Facturación, Contabilidad General, Nómina).

·         Las organizaciones, que estarán dentro y fuera del alcance (Recursos Humanos, Manufactura, Ventas)

·         La funcionalidad mayor, que estará dentro y fuera del alcance (Soporte a decisiones, captura de datos, manejo de reportes)

GESTIÓN DEL ALCANCE

38. ¿QUÉ SE LLEVA AL CABO EN LA GESTIÓN DEL ALCANCE?

·         Recopilar requisitos

·         Definir Alcance

·         Crear la Estructura desglosable del proyecto (EDT)

39. ¿EN QUÉ CONSISTE RECOPILAR REQUISITOS?

Consiste en documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y el producto. Estos requisitos constituyen la base del EDT y existen requisitos funcionales, técnicos y no funcionales.

40. ¿QUÉ ES LA EDT?

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure).

·         Organiza y define el alcance total del proyecto.

·         Proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.

·         Es una descomposición jerárquica, orientada al entregable

·         Es la sumatoria de todos los entregables del proyecto, donde los entregables del nivel más bajo de la EDT son llamados “paquetes de trabajo” (work package).

41. ¿PARA QUÉ USAR LA EDT?

·         Para asegurar que el Proyecto incluya todo el trabajo que se requiere.

·         Para asegurar que el Proyecto no incluya trabajo innecesario.

·         Para desarrollar una visión clara del Producto final y del proceso que lo crea.

42. ¿QUÉ SON LOS PAQUETES DE TRABAJO?

El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo, son denominados paquetes de trabajo, estos paquetes pueden programarse, supervisarse, controlarse y estimarse en costos.

43. ¿EN QUÉ CONSISTE LA TÉCNICA DE DESCOMPOSICIÓN?

La descomposición es la subdivisión de los entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar, hasta que el trabajo y los productos entregables se definen al nivel del paquete de trabajo. El nivel del paquete de trabajo es el nivel más bajo de la EDT y es el punto en el que el costo y el cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma fiable.

Elaboración propia

44. ¿CÓMO ESTRUCTURAR UNA EDIT?

Opción 1: Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición, insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.

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Opción 2: Usar los principales productos entregables y subproyectos como el primer nivel de descomposición.

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Opción 3: Usar subproyectos que puedan ser desarrollados por organizaciones fuera del equipo del proyecto

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45. ¿QUÉ ES EL DICCIONARIO DE LA EDT?

El diccionario es un respaldo de la EDT ya que proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de control.

La información del diccionario incluye:

·         El identificador del código de cuentas

·         La descripción del trabajo

·         La organización responsable

·         Lista de hitos del cronograma

·         Actividades asociadas del cronograma

·         Recursos necesarios

·         Estimados de costo

·         Los criterios de aceptación

46. QUÉ ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE?

La línea base del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto. 

La línea base incluye:

·         El enunciado del alcance del proyecto

·         La EDT

·         El diccionario de la EDT